Best-Practice-Leitfaden für die Archivierung mit EL mailarchive

Problem: Im Control Panel erscheint eine Instanz mit gelber Warnung. Diese Warnung wird:

• oben rechts im Status angezeigt,
  
  
  
  
• im Control Panel-Dashboard visualisiert,

• und per E-Mail an den Fachhandelspartner gemeldet.

Betreff: Verstoß in EL mailarchive-Instanz festgestellt

Ursache: Die Instanz hat Profile mit unerlaubten Einstellungen.

Die Instanz enthält Archivierungsprofile mit unerlaubten Einstellungen. Solche Instanzen werden zunächst mit einer Warnung versehen und nach 72 Stunden automatisch im Safe Mode neu gestartet. Im Safe Mode

• findet keine automatische Archivierung statt,
• bleibt der Administratorzugriff bestehen.

Im Dashboard erscheint ein Hinweis bei fehlerhaften Profilen.

Journaling

Um Profilverstöße zu vermeiden, konfigurieren Sie Journaling Sammelpostfächer nach Best Practice:

• Ausführungsintervall: 300 Sekunden (5 Minuten),
• Archivierung unbekannter Empfängeradressen,
• Löschen nach erfolgreicher Archivierung.

Ausführungsintervall 300 Sekunden (5 Minuten)

1. Öffnen Sie im EL mailarchive Client den Bereich „E-Mails archivieren“
2. Rechtsklick auf das Profil → „Automatisch“
3. Intervall: 300 Sekunden eintragen
   
   
   

💡 Tipp: Aktivieren Sie „Profile anderer Benutzer anzeigen“ am unteren Rand der Maske, wenn keine Profile sichtbar sind.

 

Archivierung unbekannter Empfängeradressen

1. Öffnen Sie im EL mailarchive Client den Bereich „E-Mails archivieren“
2. Rechtsklick auf das Profil → "Eigenschaften"
3. Checkbox "E-Mails archivieren in [Pfad_auswählen] aktivieren
4. Optional: Zielarchiv anpassen

💡 Tipp: Aktivieren Sie „Profile anderer Benutzer anzeigen“ am unteren Rand der Maske, wenn keine Profile sichtbar sind.

Ist das Feature nicht aktiviert, besteht das Risiko von Datenverlust (z.B. bei ausgeschiedenen Mitarbeitern). Sie haben auch die Möglichkeit, ein anderes Archiv auszuwählen, das CatchAll muss nicht zwingend genutzt werden. Bitte beachten Sie, dass je nach Konfiguration ein weiteres abzurechnendes Archiv erstellt wird, sollte das Zielarchiv noch nicht existieren:

Wie werden die Benutzer bei EL mailarchive abgerechnet?

 

Löschen nach erfolgreicher Archivierung.

1. Öffnen Sie im EL mailarchive Client den Bereich „E-Mails archivieren“
2. Rechtsklick auf das Profil → „Automatisch“
3. Intervall: 300 Sekunden eintragen

💡 Tipp: Aktivieren Sie „Profile anderer Benutzer anzeigen“ am unteren Rand der Maske, wenn keine Profile sichtbar sind.

Postfacharchivierung

Wenn Sie zusätzlich zu Sammelpostfächern auch die Postfächer der Benutzer inklusive Ordnerstruktur (Postfacharchivierung) automatisch archivieren möchten, gilt:

❗ Abrufintervall: max. alle 86.400 Sekunden (alle 24 Stunden/täglich)

Ein kürzeres Intervall führt ebenfalls zu einem Verstoß und aktiviert den Safe Mode. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie im EL mailarchive Client den Bereich „E-Mails archivieren“
2. Rechtsklick auf das entsprechende Profil → "Automatisch"
3. Intervall: 86.400 Sekunden eintragen

Abschluss: Instanz neu starten

Nach Korrektur aller fehlerhaften Einstellungen und dem nächsten Sync der Instanz zum Backend wird die Warnung nicht mehr angezeigt und Sie können die Instanz im Control Panel im Abschnitt Admin-Funktionen neu starten.

Mit EL mailarchive sorgen Sie schnell für eine rechtskonforme Archivierung aus der Cloud – einfach, ohne Anschaffungskosten für Hardware und mit vollständiger Administration über unsere intuitive Weboberfläche.

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