Die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beschäftigt die IT-Welt, zahlreiche Prozesse müssen angepasst werden – dass sich dabei Fragen auftun, ist unvermeidlich. Um Sie hier bestmöglich unterstützen zu können, haben wir hier die wichtigsten Antworten – sowohl den Umgang mit Ihren Kundendaten als auch Ihre Zusammenarbeit mit uns als Value Added Distributor betreffend – für Sie zusammengefasst.
1. Ich möchte bei Elovade ein Produkt bestellen. Was muss ich hierbei mit Blick auf die DSGVO beachten?
Wenn Sie bei uns im Rahmen Ihrer Lizenzbestellung Daten zu Endkunden hinterlegen, so erfolgt die entsprechende Datenverarbeitung zum Zweck der Erfüllung vertraglicher Pflichten – also beispielsweise der Lizenzaktivierung. Damit legitimiert sich in diesen Fällen die Weitergabe Ihrer Endkundendaten an uns aus Art. 6 Abs. 1 lit b) DSGVO. Selbstverständlich behandeln wir die personenbezogenen Daten Ihrer Kunden vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften.
Während Ihre Kunden zwar im Rahmen der Verpflichtung zur Transparenz über diese Vorgänge zu informieren sind, ist eine Vereinbarung zur Verarbeitung im Auftrag (kurz VVA – oder auch Auftragsverarbeitungsvertrag – kurz AVV – genannt) mit uns in diesem Fall nicht erforderlich.
2. Ich möchte mit Elovade einen Premium-Supportvertrag abschließen. Was muss ich hierbei mit Blick auf die DSGVO beachten?
Bei einem Premium-Supportvertrag entscheiden Sie sich für direkte persönliche Betreuung per Telefon oder Fernwartung sowie für garantierte Reaktionszeiten – ein enormer Vorteil bei der Kundenbetreuung. Während der Bearbeitung Ihres Support-Auftrags ist es dann möglich, dass unsere Mitarbeiter personenbezogene Daten Ihrer Endkunden einsehen und weiterverarbeiten. Selbstverständlich geschieht dies nur im Rahmen und zum Zweck der Fehlerbehebung; Daten werden weder an unbefugte Dritte weitergegeben noch für Werbezwecke verwendet.
Mit der Registrierung als Fachhandelspartner und bei der Bestellung eines Produkts über unser Partnerportal bestätigen Sie, dass Sie der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung zustimmen. Unsere Datenschutzerklärung finden Sie zudem hier.
3. Wo kann ich technische und organisatorische Maßnahmen zur DSGVO bei Elovade einsehen?
Die technischen und organisatorischen Maßnahmen (kurz TOMs) sind diejenigen Mittel, welche wir zur Verfügung stellen können, um den Datenschutz Ihrer Kunden im Falle einer Verarbeitung im Auftrag zu gewährleisten. Da wir im Sinne der DSGVO lediglich Auftragnehmer sind, liegt es nicht in unserem Ermessen, die Sensibilität der entsprechenden Daten und die daraus resultierenden Schutzmaßnahmen einzuschätzen und festzulegen. Daher ist es erforderlich, dass Sie als datenverantwortliches Unternehmen die in der VVA festgelegten TOMs prüfen und freigeben.
Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lizenzurkunden und Premium-Supportverträge erhalten Sie – sofern nicht ausdrücklich anders von Ihnen gewünscht – auch weiterhin bequem per E-Mail an diejenige Adresse, welche Sie bei der Partnerregistrierung als Kontakt angegeben haben, bzw. welche Sie nach Ihrer Registrierung zusätzlich bei uns hinterlegt haben.
Um Sie zu Produktneuerungen, wichtigen Updates, IT-Trends, Events und Schulungen zu informieren, senden wir Ihnen unseren Newsletter ebenfalls an die von Ihnen hinterlegte Kontaktadresse. Selbstverständlich haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich von unserem Verteiler auszutragen, wenn Sie keine Informationen mehr erhalten möchten. Ein entsprechender Hinweis findet sich in jedem Newsletter.
Wichtig: Ihre Daten wurden und werden zu keiner Zeit an unbefugte Dritte weitergegeben oder zu Werbezwecken verkauft. Sie haben außerdem jederzeit die Möglichkeit, Ihre Kontaktdaten aktualisieren oder Ihre Partnerinformationen vollständig löschen zu lassen.
5. Was muss ich mit Blick auf die DSGVO beachten, wenn ich eine Cloud-Lösung im Einsatz habe?
Wenn Sie eine extern gehostete Lösung einsetzen, beispielsweise beim Cloud-Backup oder Remote Monitoring und Management, nehmen Sie den entsprechenden Provider sozusagen als Unterauftragnehmer bei der Kundenbetreuung in die Pflicht. Hierbei sind Ihre Kunden dann Dateninhaber, Sie sind Datenverantwortlicher und der Cloud-Provider Unterauftragnehmer. Sie regeln dabei gemeinsam mit Ihren Kunden den Service-Umfang und die Datenverarbeitung durch die dritte Partei vertraglich. Auf der anderen Seite sollten Sie dann mit dem Provider der Cloud-Lösung eine VVA schließen, die inhaltlich dieselben Anforderungen stellt, die Sie im ersten Schritt mit Ihrem Kunden definiert haben.
Nachfolgend eine Übersicht über Kontaktadressen, die von Herstellern explizit zu diesem Zwecke eingerichtet wurden:
AppRiver:
OpenText, MailStore
OpenText bietet Ihnen unter folgendem Link eine Datenverarbeitungsvereinbarung an: https://www.opentext.com/en/media/addendum/opentext-data-processing-addendum-en.pdf
Wasabi:
Die VVA (DPA) mit dem EL storage Technologieträger Wasabi sollten Sie hier online abschließen. Hornetsecurity:
Die Kontaktdaten finden Sie hier.