Lizenzmengen-Ermittlung für wiederkehrende Rechnungen pro Standort/Überlizensierung mit der ALSO-Integration
Die All-In-One-Lösung HaloPSA bietet Ihnen die Möglichkeit diverse Integrationen zu Dritt-Anbieter-Lösungen zu konfigurieren. In diesem Artikel erläutern wir häufig aufkommende Probleme mit der ALSO-Integration in Bezug zur Ermittlung von Lizenzen für wiederkehrende Rechnungen.
Lizenzen, die über die ALSO Integration in HaloPSA verwaltet werden, können zwar Benutzern zugeordnet werden, diese Information wird aber nicht in die eigentliche Produktverwaltung (Artikel/Item) in HaloPSA übernommen. Das bedeutet, dass die Lizenzzuweisungen nicht im "Lagerbestand" von HaloPSA auftauchen.
Wiederkehrende Rechnungen: HaloPSA bietet keine Standardmöglichkeit, die Menge in wiederkehrenden Rechnungen automatisch anhand der tatsächlich zugewiesenen oder nicht zugewiesenen Lizenzen zu berechnen.
Gewünscht ist eine Aufstellung, die zeigt, welche Lizenzen in welcher Menge einem Standort eines Unternehmens zugewiesen sind, und welche Lizenzen nicht zugewiesen (Überlizensierung) sind.
Vorbereitung:
Die ALSO Integration speichert Lizenzen im Bereich "Software Licence". Um diese Lizenzen in den übrigen HaloPSA-Workflows nutzen zu können, muss für jeden Eintrag ein entsprechendes Produkt unter "Items and Stock Control" angelegt werden.
Die Anlage dieser Produkte kann entweder manuell oder mittels eines CSV-Imports erfolgen. Für den Import kann der Report "All-Licence (Overwrite to Products)" als CSV-Datei exportiert und anschließend über den Menüpfad Configuration --> Items and Stock Control importiert werden.
Hierbei können die Lizenzen auch direkt zu einer Gruppe hinzugefügt werden.
Hinweis: Bevor Produkte einer Gruppe zugeordnet werden können, muss diese Gruppe zuerst unter Configuration --> Asset Management --> Asset Groups angelegt werden. Um den Namen der zugehörigen Gruppe im Report korrekt darzustellen, ist eine Anpassung des SQL-Queries erforderlich.
(Standard: 'ALSO integration' als Gruppenname)
Die Abfrage ist auf die Auswertung eines einzelnen Produkts beschränkt. Unabhängig davon können jedoch mehrere wiederkehrende Rechnungen in einer Sammelrechnung zusammengefasst werden. Hierfür muss die entsprechende Checkbox unter Configuration --> Billing aktiviert werden.
Abschließend ist sicherzustellen, dass unter Configuration --> Billing --> Settings im Feld "Recurring item description" ausschließlich die Variable $itemdesc eingetragen ist.
Erstellen einer wiederkehrenden Rechnung:
- Wählen Sie das gewünschte Produkt aus und tragen Sie unter "Quantity" einen Wert größer als 0 ein.
- Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol (Stift).
- Wählen Sie im Bearbeitungsfenster als "Quantity" die Option "Custom SQL Quantity" aus.
- Um die zugewiesenen Lizenzen pro Standort zu ermitteln, wählen Sie im rechten Reiter unter "Customer Details" den entsprechenden Standort aus.
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