Werbeblätter und Prospekte sind so gut wie ausgestorben, stattdessen werden täglich mehr als 100 Milliarden Spam-Mails weltweit verschickt. Damit besteht der globale E-Mail-Verkehr zu 84% aus Werbung und unseriösen Angeboten! Für Ihre Kunden bedeutet das nicht nur eine arbeitsintensivere Postfachorganisation, sondern auch ein echtes Sicherheitsrisiko, denn: Spam ist der häufigste Verbreitungsweg von Cyber-Schädlingen wie Ransomware, Viren und Co. Welche Optionen gibt es also, um dieses Risiko zu reduzieren?
Spam vermeiden - 10 Tipps für Ihre Kunden
Ihnen als IT-Profi stehen verschiedene Lösungen in Sachen E-Mail-Server offen, mit denen Sie Ihren Kunden von Grund auf eine sichere E-Mail-Kommunikation bieten. Mit dem weltweit beliebten E-Mail- und Groupware-Server MDaemon Email Server aus dem Hause MDaemon Technologies setzen Sie hier auf einen der sichersten Mailserver am Markt – und speziell für den Umgang mit Spam stehen Ihnen zahlreiche konfigurierbare Sicherheitsmechanismen zur Verfügung. Dies ist jedoch nur die eine Seite der Medaille: Auf der anderen Seite steht ein umsichtiges Nutzerverhalten, so dass Ihre Kunden proaktiv die Menge an Spam-Mails reduzieren können. 10 Tipps haben wir Ihnen hier zusammengestellt:
1. Bei vertrauenswürdigen Absendern: “Unsubscribe”-Option nutzen
Die E-Mail-Adresse ist eine der am häufigsten abgefragten Kontaktdaten – ob bei der Suche nach Informationen in einem Online-Portal, einem Einkauf in einem Shop oder einem besonderen Angebot im Laden vor Ort. So landet diese sehr schnell auf der Empfängerliste von Unternehmen, die sie dann zum stetigen Versenden von Newslettern und Angeboten nutzen. Diese Nachrichten enthalten jedoch immer auch einen “Unsubscribe”-Link, über den die Adresse aus dem Verteiler entfernt wird – Ihre Kunden sollten sich diese Minute nehmen und die Chance zum Austragen nutzen. Dabei gilt zu beachten: Ist der Absender nicht eindeutig nachvollziehbar, sollte die Nachricht nicht geöffnet, sondern direkt als Spam markiert werden.
2. Einen zweiten Account anlegen
Um geschäftliche Kommunikation klar von Newslettern und Werbe-Mails zu trennen, stellt eine zweite E-Mail-Adresse eine attraktive Option dar: Wird diese für alle Online-Bestellungen und andere, nicht-geschäftliche Tätigkeiten im Netz verwendet, bleibt das Geschäftskonto frei von Werbung – was die Postfachpflege enorm vereinfacht.
3. E-Mail-Adresse vertraulich behandeln
Ist die E-Mail-Adresse auf öffentlichen Netzwerken wie beispielsweise Facebook oder Twitter einsehbar, können Spammer diese relativ einfach ausfindig machen und auf ihre Empfängerliste setzen. Daher ist es ratsam, wenn denn eine Adresse angegeben werden muss, diese umzuformatieren und beispielsweise das ausgeschriebene “at” anstatt des @-Zeichens zu verwenden – Spammer können die E-Mail-Adresse dann nicht mehr als solche erkennen oder abgreifen. Hierbei sollte vor allem die eigene Firmen-Website geprüft werden und ggf. mit dem Web-Designer über alternativen zum mailto:-Element überlegt werden.
4. Sicherstellen, dass Adressen nicht verkauft werden
Ein Blick in die Datenschutzrichtlinien einer Mailing-Liste verrät, ob die E-Mail-Adresse auch an unbeteiligte Dritte weitergegeben werden darf. Vor einem Eintrag auf eine Verteilerliste sollte dies stets geprüft werden.
5. Auf Spam nicht antworten
Die meisten Spam-Mails werden über gefälschte Absender verschickt – ein Antwort setzt dem Spuk also kein Ende. Im schlimmsten Fall validiert die Antwort die Adresse als gültig, so dass weitere Werbenachrichten gesendet werden.
6. Niemals auf Links klicken
Mit einem Klick auf einen Link in einer Spam-Mail wird im harmlosesten Fall die E-Mail-Adresse bestätigt, so dass noch mehr dieser Nachrichten ihren Weg in das Postfach finden. Im schlimmsten Fall wird über den Klick eine Malware in das System gebracht – denn Spam-Nachrichten sind der meistgenutzte Verbreitungsweg von Cyber-Schädlingen.
7. Bilder blockieren
Bilddateien können, ebenso wie Links, Spammern ein Signal zur Validierung der Adresse senden – häufig werden hierzu heimlich Bilder eingebaut, die lediglich einen Pixel groß und daher mit bloßem Auge nicht zu erkennen sind. Über die Konfigurationen im E-Mail-Client kann das automatische Öffnen von Bilddateien unterbunden werden – und damit die Weitergabe der Information an den Spammer. Ist der Absender vertrauenswürdig, lassen sich Bilder im Einzelfall individuell nach nur einem Klick wieder anzeigen.
8. Einzigartige E-Mail-Adresse einrichten
Spammer versuchen oft, E-Mail-Adressen zu erraten, indem sie diese beispielsweise aus Vor-und Nachnamen zusammensetzen. Je mehr auf ein solch vorhersagbares Erstellungsmuster verzichtet wird, als desto sicherer gilt die Adresse.
9. Betrug erkennen
E-Mails von unbekannten Personen, die um finanzielle Unterstützung in einer Zwangslage bitten oder Investment-Chancen anpreisen und massiven Gewinn versprechen, sind mittlerweile eine häufige Betrugsmasche. Auch hier sollte von einer Antwort oder dem Klick auf einen Link Abstand genommen werden.
10. Keine E-Mails von unbekannten Absendern weiterleiten
Die Aufforderung, eine Nachricht – sei es Petition, Angebot oder Ankündigung – weiterzuleiten, ist bei Spammern ein beliebter Weg, um an zusätzliche E-Mail-Adressen zu gelangen. Daher sollten keine E-Mails weitergeleitet werden, deren Herkunft oder Zweck nicht zweifelsfrei klar ist.
Dies sind einige einfache, aber wirkungsvolle Tipps, mit denen Ihre Kunden beim täglichen Nutzerverhalten schon proaktiv dazu beitragen können, die Menge an Spam zu reduzieren. Ihnen als IT-Profi stehen hier mit dem MDaemon Messaging Server zahlreiche Funktionen zur Verfügung, um Spam von vornherein abzuwehren: Beispielsweise lassen sich via Black-, White- und Grey-listing Spammer direkt blockieren, die Spam-Bot-Erkennung blockt automatisch versandte Spam-Mails und mit dem MDaemon Health Check lassen sich Sicherheitseinstellungen problemlos auf Korrektheit überprüfen.
Weitere Informationen zu Anti-SPAM Funktionen in MDaemon Email Server finden in unserer Knowledgebase.