Bevor Sie den Microsoft 365-Tenant Ihrer Kunden zum ersten Mal mit BackupAssist 365 sichern, sollten Sie sich mit einigen grundlegenden Fragen auseinandersetzen, um optimal vorbereitet zu sein. Wir haben daher die 9 häufigsten zusammengefasst und für Sie beantwortet.
1. Wie lange dauert das erste Backup?
Das kommt ganz auf die Datenmenge an, die gesichert werden soll. Mit einer gängigen Internetverbindung (50 bis 100 Mbit/s) und einer “typischen” Mischung von Datensätzen (Dateien und Postfächer) ergeben sich folgende Richtwerte. Für E-Mail-Postfächer:
- 1 Stunde: rund 1,3 GB (ca. 14.000 Items)
- 14 Stunden (über Nacht): rund 17,6 GB (ca. 20.000Items)
- 36 Stunden (1 Wochenende): rund 75 GB (ca. 850.000 Items)
Für Daten (SharePoint Online oder OneDrive for Business):
- 1 Stunde: rund 25 GB (ca. 500 Dateien)
- 14 Stunden (über Nacht): rund 360 GB (ca. 7.000 Dateien)
- 36 Stunden (1 Wochenende): rund 1,5 TB (ca. 30.000 Dateien)
2. Welche Daten beanspruchen mehr Zeit?
Generell gilt: Je mehr Daten Ihre Kunden vorhalten, desto länger dauert auch die Sicherung. Es gibt zudem weitere Faktoren, die dazu führen können, dass eine vollständige Sicherung wesentlich länger benötigt. E-Mail-Postfächer:
- Viele Kalendereinträge: Das Extrahieren von Kalendereinträgen nimmt einige Zeit in Anspruch. Darüber hinaus erlaubt Exchange den Download von etwa 500-1000 Kalendereinträgen pro Sicherungslauf. Während Ihres ersten vollständigen Backups ist es also wahrscheinlich, dass Sie nicht alle Kalendereinträge sichern können – je nachdem, wie viele existieren.
- Viele Ordner: Je mehr Ordner vorhanden sind, desto höher die Scan-Zeit.
OneDrive for Business oder SharePoint:
- Viele kleine Dateien: Jede Datei braucht im Durchschnitt 1 Sekunde pro Download – auch wenn diese nur 1 Byte groß ist. Wenn Ihr Kunde also beispielsweise eine Million solcher Dateien hat, dauert es 5 bis 11 Tage, um diese vollständig zu sichern.
3. Wird der Tenant während eines Backups gedrosselt?
BackupAssist hat festgestellt, dass eine Drosselung auf dem Benutzer und in einzelnen Fällen auch auf dem Server vorkommen kann. Allgemein gilt:
- Eine Benutzer-Drosselung können Sie umgehen, wenn Sie einen separaten Backup-Benutzer-Login in Microsoft 365 erstellen. Dann wird die Nutzung für diesen Backup-User und nicht für einen tatsächlichen Benutzer aufgezeichnet.
- Manchmal ist ein Server aufgrund einer hohen Anzahl an Tenants langsam. In diesem Fall müssen Sie mit einer Drosselung rechnen – das ist jedoch der Servicequalität des Cloud-Anbieters und nicht BackupAssist 365 geschuldet.
4. Wann sollten vollständige Backups durchgeführt werden?
Vollständige Backups sollten idealerweise außerhalb der Geschäftszeiten durchgeführt werden. Daher empfehlen wir Ihnen, die Microsoft 365-Daten immer über Nacht oder ein komplettes Wochenende hinweg zu sichern.
5. Werden mit dem ersten Backup alle Daten gesichert?
Wie in Frage 2 erwähnt, sind beispielsweise bei Postfächern mit vielen Kalendereinträgen (> 1.000) mehrere Sicherungen erforderlich. Wenn Sie Ihre Backups jedoch außerhalb der Geschäftszeiten durchführen, ist Ihre Datensicherung in den meisten Fällen danach vollständig.
6. Was passiert, wenn mein Backup unterbrochen wird?
BackupAssist 365 verfügt über eine sehr innovative Wiederholungslogik, die bei vorübergehenden Serviceausfällen oder Netzwerkproblemen automatisch in Kraft tritt. Bei einem kurzen Internetausfall oder einer temporären Überlastung des Exchange-Servers stoppt die Lösung das Backup und setzt es nach Beendigung des Ausfalls automatisch wieder fort.
Hinweis: Eine vollständige Datensicherung kann in seltenen Fällen unterbrochen werden. Gründe hierfür sind beispielsweise:
- Ein Windows-Update startet Ihren Rechner neu, während ein Backup läuft.
- Die Internetverbindung fällt für Stunden aus.
- Microsoft könnte den Zugriff verweigern, während Daten migriert oder der Dienst intern neu bereitgestellt wird.
Das stellt allerdings kein Problem dar, denn bei der nächsten Ausführung des Backups werden die verbleibenden Daten heruntergeladen und gesichert.
7. Welche Rolle spielt meine Internetgeschwindigkeit?
Keine so große, wie Sie vielleicht denken. Hier eine Übersicht:
E-Mail-Postfächer:
- E-Mail-Postfächer haben in der Regel viele kleine Elemente mit einer Größe von 50 kB bis 100 kB.
- Die Geschwindigkeit des Exchange-Servers ist hier ausschlaggebend.
Dateien:
- Kleine Dateien: Sehr geringe Leistungsunterschiede, da die Latenz maßgeblich ist.
- Große Dateien: Eine schnellere Verbindung bedeutet, dass große Dateien schneller heruntergeladen werden, da dies von der Bandbreite abhängt.
8. Microsoft 365-Berechtigungen und -Sicherheit: Benötigt man eine zusätzliche Benutzerlizenz oder eine Multi-Faktor-Authentifizierung?
Wenn Sie Ihr erstes Microsoft 365-Backup einrichten, empfehlen wir Ihnen, einen nicht lizenzierten Admin-Benutzer zu erstellen, der als “Backup-Benutzer” fungiert. Auf diese Weise können Sie den automatischen Backup-Login von den regulären Logins getrennt halten. Dies bietet Ihnen folgende Vorteile:
- Der automatische Backup-Benutzer-Login kann mit einer Multi-Faktor-Authentifizierung gesichert werden.
- Wenn der Tenant-Administrator sein Passwort ändert, hat dies keinen Einfluss auf die Backups.
- Es sind keine zusätzlichen Lizenzen erforderlich.
9. Nach meinem ersten Backup mit BackupAssist 365: Folgen jetzt nur noch inkrementelle Sicherungen?
Technisch gesehen, werden die nächtlichen Backups nicht als Inkremental, sondern als Differential implementiert. BackupAssist 365 sichert immer die Unterschiede zwischen der Cloud und dem, was in Ihrem Backup enthalten ist. Dies ist eine sehr zuverlässige Methode, die folgende Punkte verhindert:
- Unerwartete Unterbrechungen bei einem früheren Backup
- Backups, die seit Tagen, Wochen oder Monaten nicht mehr ausgeführt wurden
- Rollback Ihrer Sicherungsdaten, beispielsweise die Wiederherstellung Ihres Rechners von einer früheren Sicherung
Sie kennen BackupAssist 365 noch nicht?
Sichern Sie sich vorab Ihre kostenfreie Testversion von BackupAssist 365, um sich direkt selbst in der Praxis von der Software zu überzeugen. In unserem Flyer finden Sie alle Informationen zu BackupAssist 365 auf einen Blick. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen unter +49 (0)6441 67118-841 oder via E-Mail gerne zur Verfügung.