Schritt 1: Kunde auswählen und neuen Vertrag anlegen

• Im Bereich Kunden den gewünschten Datensatz öffnen.
• Zum Tab Contracts wechseln.
• Auf New klicken, um einen neuen Vertrag anzulegen.

Schritt 2: Grundeinstellungen im Vertrag

• Unter Contract Type kann eine Vertragskategorie ausgewählt werden (optional). Diese dient der internen Einordnung und kann z. B. für Filterungen oder Berichte genutzt werden.
• Im Feld Contract Reference einen eindeutigen Vertragsnamen eintragen.

Empfehlung: Ein Name, der eine klare Unterscheidung zu anderen Verträgen ermöglicht (z. B. "Supportvertrag Schopp - Professional"). Besonders hilfreich, wenn mehrere ähnliche Verträge bestehen.

• Bei Labour Type die Option Fixed auswählen. Damit wird festgelegt, dass ein festes Stundenkontingent definiert wird.
• Start- und ggf. Enddatum festlegen. Alternativ bleibt das Enddatum leer (No End), wenn der Vertrag unbegrenzt laufen soll.
• Unter Labour Period das gewünschte Abrechnungsintervall einstellen (z. B. Monthly). Dies bestimmt, wie oft die definierten Stunden erneut zur Verfügung gestellt werden.
• Im Feld Hours per Period das monatliche Stundenkontingent eintragen, das dem Kunden zur Verfügung steht.
• Abschließend auf Save klicken, um den Vertrag zu speichern.

Schritt 3: Leistungen mit dem Vertrag verknüpfen (Tab: Charge Rates)

• Zum Tab Charge Rates wechseln.
• Unter Billing Plan Combinations definieren, welche Leistungen verrechnet werden sollen:
  • Site: Optional Einschränkung auf bestimmte Standorte. Damit lässt sich der Vertrag z. B. nur auf Dienstleistungen beziehen, die an einem spezifischen Kundenstandort erbracht wurden.
  • Ticket Type, Category, Charge Type: Auswahl der abzurechnenden Vorgänge.

Beispiel: Nur Tickets vom Typ "Backup Server Remote" sollen erfasst werden. Auf diese Weise kann exakt festgelegt werden, welche Leistungen in welchen Kontexten unter den Vertrag fallen.

• Kombinationen aus mehreren Kriterien sind möglich und können flexibel zusammengestellt werden, um den Service granular abzubilden.

Schritt 4: Verbrauch einsehen (Tab: Periodic History)

• Im Tab Periodic History ist nachvollziehbar, welche Stunden wann verbraucht wurden.
• Nicht genutzte Stunden verfallen am Ende der Periode, sofern kein globales "Roll-over" aktiv ist.

Hinweis: Das Sammeln nicht genutzter Stunden ist aktuell nur global möglich und kann nicht pro Vertrag individuell gesteuert werden.

Schritt 5: Wiederkehrende Rechnung einrichten (Recurring Invoice)

• Voraussetzung: Das gewünschte Produkt (z. B. Lizenz, Asset, Dienstleistung) wurde bereits angelegt.

Produkte können vieles sein: von über RMM-Lösungen importierten Assets, über Lizenzen aus Schnittstellenintegrationen bis hin zu Dienstleistungen wie Monitoring oder Patchmanagement.

• Produkt auswählen und 1 bei Quantity eintragen (bzw. bei Bedarf anpassen).
• Um die Menge automatisch berechnen zu lassen:
  • In den Bearbeitungsmodus wechseln (Stiftsymbol neben dem Mülleimer).
  • Unter Quantity eine Methode zur Mengenermittlung auswählen:
    • Lizenzanzahl, Benutzeranzahl, Asset-Anzahl, Abonnementanzahl oder benutzerdefinierte SQL-Menge

Die Menge wird automatisch anhand der angebundenen Systeme berechnet. So entfällt eine manuelle Pflege. Ein Symbol (z. B. Monitor für Assets, Blatt für Lizenzen) zeigt an, dass die Menge automatisch ermittelt wird.

Schritt 6: Asset-Zählung konkretisieren (nur bei entsprechender Auswahl)

• Die Tabelle Asset Quantities erscheint, sobald die Mengenermittlung über Asset-Anzahl ausgewählt wurde.
• Mit Klick auf Add (+) Kriterien festlegen:
  • Asset Group (z. B. Dell Latitude 5530)
  • Asset Type (z. B. Laptop)
  • Optional: Einschränkung nach Standort (Site)
  • Criteria: Weitere Filter wie OS-Version, Hardware, Modellname, ID usw.

Diese Funktion ermöglicht sehr genaue Definitionen, welche Assets gezählt und verrechnet werden sollen.

Schritt 7: Abrechnungszeitraum definieren (Schedule)

• Auf Set Schedule klicken.
• Start- und ggf. Enddatum festlegen (Enddatum kann leer bleiben).
• Unter Repeat Period z. B. Monthly auswählen.

Diese Einstellung bestimmt, wann und wie oft die Abrechnung automatisch durchgeführt wird.